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七星彩1983期天然坐标:會議會務籌備組的建立方式及其準備和具體的接待工作內容

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會議會務工作對于企業來說是非常重要的,這就需要一個專業的團隊來負責策劃和接待事項.這才能在會議會務的過程中避免一些細節性的錯誤發生,達到企業預想的目的和效果.下面合肥會議會務公司就給大家介紹一下"會議會務籌備組的建立方式及其準備和具體的接待工作內容".

 


 

一、會議會務籌備組的建立

1、組織一個高效率的會務籌備組,選好一個干練、認真的籌備組負責人,是會議成功的先決條件.會議籌備組的負責人,應是本單位比較有影響的人物,不但有較強的組織才能,而且有一點的凝聚力;不但自身各方面能力較強,而且能以身作則,關鍵時候可以帶領會務組全體人員突擊某項工作.如果允許,籌備組的負責人最好是會議主持人.

2、會議籌備組應下設兩個小組:秘書小組與會務小組,前者主要負責文字宣傳準備,后者主要負責除文字宣傳以外的所有工作,從會前的準備,會議開始的接待,會議中間的服務,直至會后的送行等等.會議籌備組的主要負責人和兩個小組的負責人要及時溝通信息,在總的日程安排下,作詳細的準備工作及日程進度計劃,以確?;嵋樽急腹ぷ韉耐晟?

 


 

二、會議會務的準備

1、擬發好會議通知.會議通知必須寫明開會的時間、地點及會議主題和會議參加者等內容.會議時間一般不應選擇在重大節日和假日,因為這些日子是與會者的休息日.為了使會議參加者能對自己的工作做好安排,有的會議通知還應寫明閑會時間.發會議通知要提前一定的時間,以便會議參加者有所準備.根據會議的內容和參加者的地區范圍,會議通知可采用張貼的辦法,也可郵寄.郵寄會議通知時在信封上寫明"會議通知,收到急轉"的字樣,以免中途耽擱.對外地的會議參加者,有關住宿和差旅費等問題都應一一寫明,以免造成不必要的麻煩.

2、安排好會場.會場的大小,要根據會議內容和參加者多少而定.會場的布置也要和會議的內容相稱.在一些型會議的廣場或門口還應張貼"歡迎"之類的告示.如果會場不易尋找,應在附近安設路標以作指引.會標因在主席臺上方,一般紅底白字或黑字,字要端莊大方.兩例或四周可布置一些帶有鼓動性、號召性的標語.座位的安排應根據會議的類型,選擇圓形會場排列或正方形、長方形、對稱形、凹字形等座位排列.擺設方面,應根據會議類型擺設,烘托會議氣氛.如慶?;嵊Σ賈玫孟財笱?座談會、協商會應體現和諧、平等的氣氛.布置應注意顏色的心理效果和花草、盆景的安排.另外,音響、燈光要和開會氣氛相協調,開會前檢查音響、燈光,以防出現問題.

3、做會務預算.會議的預算一般包括:場地租用費、會場布置費、印刷品費、文書用品費、交通費、電話費、茶點飲料費、禮品費等.

4、其他準備.根據會議的需要,決定會議是否需要組織參觀、小型便宴等活動,做相應的準備.

 


 

三、會議會務接待的具體工作

1、會前接待

首先要了解這次會議的是什么會議,確定好日期,了解來參會的人員的人數和屬性(性別、年齡、來自什么地方等等)根據了解的情況來進行安排,避免出現安排不當的情況,這也是做好接待工作的基本功.

2、簽到工作

在參會人員到達過后會統計來參加會議的人員名單,所以需要做一個簽到,簽到可不是簽個名字就可以了,需要提前安排好住宿.

3、會場布置

大型會議,在通往會場的路上應有路標或派專人指示方向,入場應有專人導座,或在每位與會者的座位上有明顯標志.如需統計正式出席會務的人數,入場時還應組織再次簽到,簽到地點應明顯、突出.在會場上,應準備好各種會議資料、文具用品,并及時發放到與會者手里.

以上就是關于"會議會務籌備組的建立方式及其準備和具體的接待工作內容"的介紹,希望可以幫助到您.